نرم افزار جامع بایگانی

نرم‌افزار دبیرخانه

نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش، نرم افزاری جامع برای ثبت نامه های وارده و صادره، بایگانی اسناد و تمامی ضمائم آنها است. از امکانات قابل توجه این برنامه می‌توان به قابلیت طبقه‌بندی در بخش‌های مختلف، جستجوی پیشرفته، گزارشگیری آسان و جامع در تمامی قسمت ها، تعیین دسترسی و تعریف کاربران مختلف برای ایجاد امنیت، اسکن نامه ها، کارتابل، امضاء دیجیتال، ارسال پیامک و ارجاع نامه در بین کاربران شبکه اشاره نمود.

برخی از امکانات نرم افزار دبیرخانه

گزارش گیری های جامع و دلخواه در تمامی قسمت های برنامه

ایجاد پرونده در قسمت بایگانی برای اشخاص و موضوعات

تفکیک نامه های پستی، فکس ، دستی و پست الکترونیک

طبقه بندی نامه‌ها همراه با تعیین دسترسی به کاربران

نرم افزاری جامع جهت ثبت نامه ها و بایگانی اسناد

ذخیره فایل‌ها با فرمت دلخواه در بانک اطلاعاتی

گروبندی و طبقه بندی در نامه ها و پرونده ها

دسته بندی نامه‌های وارده و صادره

یکی از روش های ثبت نامه سازمانی در برنامه دبیرخانه سروش

در نرم افزار دبیرخانه سروش به روش های مختلف می‌توان نامه‌ها و پرونده‌ها را ثبت نمود. در چارت روبرو یکی از روش‌های اصولی جهت ثبت نامه و پرونده‌ها و به اجرا افتادن پرونده در روند اداری یک سازمان را مشاهده می‌کنید. در یک سازمان پس از وارد شدن نامه به سازمان، ابتدا ثبت پیش نویس توسط کاربر انجام می‌گردد. سپس کاربر مد نظر پیش نویس را برای مسئول مربوطه ارسال می‌کند. در صورت تایید مسئول مربوطه نامه برای مدیر دارای امضاء ارسال می‌گردد و در غیر این صورت نامه برای تغییرات به کاربر برگشت می‌خورد. پس از تایید مدیر دارای امضاء نامه به همراه ضمائم آن در نامه های وارده و صادره و پرونده‌ی مربوطه آن ذخیره می‌گردد. در سیستم اتوماسیون امکان تعیین دسترسی در تمامی قسمت های برنامه به کاربران وجود دارد و کاربران با توجه به نوع دسترسی خود می‌توانند نامه‌ها و پرونده‌ها را مشاهده نمایند.

نرم‌افزارهای دبیرخانه به‌طور کلی ابزارهایی هستند که برای مدیریت و سازمان‌دهی امور مربوط به دبیرخانه‌ها و ادارات طراحی شده‌اند. این نرم‌افزارها می‌توانند شامل ویژگی‌هایی برای:

 

1. **مدیریت مکاتبات**: ثبت، پیگیری، و بایگانی نامه‌ها و مستندات.

2. **مدیریت جلسات**: برنامه‌ریزی، ثبت و پیگیری جلسات و قرارها.

3. **مدیریت وظایف و پروژه‌ها**: تخصیص و پیگیری وظایف و پروژه‌ها.

4. **مدیریت مستندات**: ذخیره‌سازی، جستجو و بازیابی مستندات و پرونده‌ها.

5. **پیگیری درخواست‌ها و شکایات**: ثبت و پیگیری درخواست‌ها و شکایات از مراجعین.

 

از جمله نرم‌افزارهایی که برای دبیرخانه‌ها استفاده می‌شوند می‌توان به:

 

1. **Microsoft SharePoint**: برای مدیریت مستندات و همکاری گروهی.

2. **Zoho Projects**: برای مدیریت پروژه‌ها و وظایف.

3. **Evernote Business**: برای ذخیره‌سازی و سازمان‌دهی اطلاعات و یادداشت‌ها.

4. **DocuSign**: برای امضای الکترونیکی و مدیریت مستندات.

 

با توجه به نیازهای خاص هر سازمان، انتخاب نرم‌افزار مناسب می‌تواند تفاوت زیادی در کارایی و سازمان‌دهی امور دبیرخانه‌ای ایجاد کند.

برای بایگانی اسناد و مستندات، نرم‌افزارهای مختلفی وجود دارند که می‌توانند به‌طور جامع نیازهای بایگانی را برآورده کنند. این نرم‌افزارها معمولاً شامل ویژگی‌هایی برای ذخیره‌سازی، سازمان‌دهی، جستجو و مدیریت مستندات هستند. در اینجا به برخی از نرم‌افزارهای جامع بایگانی اشاره می‌کنم:

 

1. **Microsoft SharePoint**

   - **ویژگی‌ها**: مدیریت مستندات، همکاری گروهی، ذخیره‌سازی و جستجوی پیشرفته، مدیریت نسخه‌ها.

   - **مزایا**: یکپارچگی با سایر محصولات مایکروسافت، قابلیت تنظیم و پیکربندی بالا.

 

2. **M-Files**

   - **ویژگی‌ها**: مدیریت اسناد بر اساس متا دیتا، جستجوی پیشرفته، نسخه‌بندی، و فرآیندهای کاری.

   - **مزایا**: سازمان‌دهی بر اساس اطلاعات محتوایی، بدون وابستگی به ساختار فایل‌ها.

 

3. **DocuWare**

   - **ویژگی‌ها**: مدیریت اسناد، اتوماسیون فرآیندها، امنیت و دسترسی، ذخیره‌سازی ابری.

   - **مزایا**: امکان ادغام با سیستم‌های دیگر، پشتیبانی از اسناد الکترونیکی و فیزیکی.

 

4. **Evernote Business**

   - **ویژگی‌ها**: ذخیره‌سازی و سازمان‌دهی یادداشت‌ها و مستندات، جستجو، و همگام‌سازی در دستگاه‌های مختلف.

   - **مزایا**: رابط کاربری ساده و کاربردی، دسترسی آسان از طریق موبایل و وب.

 

   - **ویژگی‌ها**: ذخیره‌سازی ابری، اشتراک‌گذاری مستندات، جستجوی پیشرفته، و همکاری آنلاین.

   - **مزایا**: یکپارچگی با سایر ابزارهای Google، قابلیت دسترسی از هر مکانی.

 

 6. **OpenText Documentum**

   - **ویژگی‌ها**: مدیریت اسناد و محتوای سازمانی، امنیت، و قابلیت‌های پیشرفته جستجو و گزارش‌گیری.

   - **مزایا**: مقیاس‌پذیری بالا و قابلیت‌های مدیریت محتوا برای سازمان‌های بزرگ.

 

 7. **Alfresco**

   - **ویژگی‌ها**: مدیریت محتوای سازمانی، مدیریت اسناد، و اتوماسیون فرآیندهای کاری.

   - **مزایا**: پشتیبانی از سیستم‌های متنوع، امکانات توسعه‌پذیری و سفارشی‌سازی.

 

 8. **ELO Digital Office**

   - **ویژگی‌ها**: مدیریت اسناد، سازمان‌دهی محتوا، و پیگیری فرآیندها.

   - **مزایا**: طراحی ماژولار و انعطاف‌پذیری بالا، قابلیت یکپارچگی با سایر سیستم‌ها.

 

این نرم‌افزارها با توجه به نیازها و اندازه سازمان‌ها می‌توانند انتخاب‌های مناسبی باشند. انتخاب نرم‌افزار مناسب بستگی به نیازهای خاص سازمان، تعداد کاربران، نوع مستندات، و امکانات مورد نیاز دارد.